Midt-Telemark fant lederverktøyet – har nå mer enn 10 millioner i årlige besparelser på redusert sykefravær

Det er nå to år siden Midt-Telemark bestemte seg for å inngå samarbeid med People@Work, med mål om å redusere sykefraværet i kommunen og sette beste praksis i system og vi har tatt en prat med kommunedirektør Per Dehli. Vi er nysgjerrige på hvordan kommunen arbeider med fraværsarbeidet nå, og hans refleksjoner over de to første årene med People@Work som en del av dette. Dette ble en prat om de 10 millionene som kommunen har spart i reduserte fraværskostnader i 2024, og om hva et strukturert nærværsarbeid har gjort for medarbeiderskapet i kommunen. 

Når du ser tilbake på beslutningsprosessen i 2022, var det noe som bekymret dere før dere valgte å inngå samarbeid med People@Work? Beslutningen vår var godt forankret, men jeg husker at vi diskuterte hvordan vi ledere ville oppleve å motta konkrete «her og nå»- tilbakemeldinger fra våre medarbeidere. Dette er ikke er så vanlig i kommunal sektor, og det var naturlig å tenke at noen ledere kunne oppleve dette som ukomfortabelt og kanskje til og med litt ekkelt. Da vi likevel valgte å gå for People@Work, var det fordi viktigheten av en enda bedre intern dialog overstyrte denne frykten. Arbeidet har ført til at tilbakemeldingskulturen er løftet frem i organisasjonen og dette har igjen engasjert til nye tanker utover selve fraværsarbeidet. Per Dehli forteller at man har startet et prosjekt innen helse og omsorg, for å innhente tilbakemeldinger fra brukere og pårørende, som en del av kvalitetsarbeidet og samarbeidet med People@Work 

Per Dehli, kommunedirektør Midt-Telemark kommune

Kommunaldirektøren forteller at han opplever at han selv har et litt annerledes fokus på sykefraværsarbeidet nå enn tidligere, men enda viktigere er det at den politiske ledelsen i kommunen ser fraværsarbeidet med nye øyne. Denne politiske forankringen av fraværsarbeidets betydning har mye å si for kommunedirektøren og øvrig ledelse i kommunen. Topplederforankring er avgjørende for resultatet i fraværsarbeidet, vår lederadferd smitter nedover i organisasjonen. At formannskapet ser viktigheten av dette, gjør at vi har enda større mulighet for suksess sier Per Dehli.

I høstens budsjettarbeid har arbeidet med beste praksis, People@Work og reduksjon av sykefravær vært et tema. I budsjettet vil vi si noe om målsetting for å redusere overtidsarbeid i kommunen. Overtid er noe vi i all hovedsak ikke ønsker forteller Per Dehli, og sier 

det åpenlyse er den økonomiske kostnaden ved mye overtid, men langt verre er den slitasjen overtidsarbeid fører med seg. Kommunen ser at overtid og sykefravær henger tett sammen og at metodisk arbeid for å øke nærværet er avgjørende for å redusere overtidsarbeidet. 

Dehli sier at det ikke er første gang kommunen arbeider med å redusere sykefravær, og nevner blant annet IA- arbeidet som et eksempel. Sykefraværsarbeid blir ofte så stort og byråkratisk, og tidligere prosesser har ikke gitt oss de resultatene vi ønsker. Det jeg opplever som annerledes i arbeidet med People@Work er at vi har tatt sykefraværsarbeidet ned på gulvet, kartlagt hva de som lykkes gjør og tydeliggjort hva som faktisk betyr noe. 

Det settes alltid mål for ønsket sykefraværsandel i ulike deler av en organisasjon, men det er jo ikke et satt mål som fører til en forbedring, det er prosessen mot målet som er vesentlig. Det er denne prosessen vi arbeider med og får tilbakemeldinger på nå.  Det blir ingen endring av at det er vedtatt et mål alene. 

Erfaringen vår så langt er at metodikken med beste praksis og feedback fungerer og de delene av organisasjonen som har tatt stort eierskap til arbeidet, til tross for mange andre baller i lufta, har svært gode resultater. Samarbeidet med People@Work handler ikke om at noen eksterne kommer inn og holder et kurs der vi lærer hva som er lurt, i stedet finner vi de gode og utprøvde metodene internt. Hva gjør de som lykkes? I en kommune som vår kjenner vi hverandre og vi kjenner de vi ser lykkes i arbeidet og det er enklere å ringe og få råd. Kommunedirektøren gledet seg til fjoråret var omme og fraværstallene var klare. Disse viser en besparelse på 10 millioner knyttet til kommunens reduserte sykefravær.   Dehli understreker at dette arbeidet er avhengig av at man arbeider langsiktig, arbeid med sykefravær kan ikke være et prosjekt. 

Fordelen nå er at lederne har et konkret lederverktøy og får hyppige tilbakemeldinger fra sine medarbeidere på arbeidsmiljøet og gjennomføring av avtalte tiltak for å redusere fraværet. Reduksjon i sykefraværskostnader og et økt nærvær kommer utvilsomt innbyggerne til gode. Gode avdelinger med godt leder- og medarbeiderskap gjør at vi kan levere de tjenestene til innbyggerne som vi har lovet dem.

Når kommunedirektøren reflekterer over kulturen før oppstarten, sammenlignet med nå, trekker han fram medarbeiderskapet. Det har en stor verdi i seg selv å få anledning til å ytre seg. Nå får alle medarbeidere lov til å si sin mening om arbeidsmiljøet, dette er med på å spille oss ledere bedre. Det er ikke alle medarbeidere som møter sin leder ukentlig på jobb, Dehli trekker fram en helgevakt innen helse og omsorg som ett eksempel. Med denne arbeidsformen blir alle medarbeidere hørt. 

Sykefravær og hva som skal til for å redusere dette er ofte tatt opp i media. Vi spør Per Dehli hva han savner i denne debatten? Han svarer at han gjerne skulle ønske at verdien av relasjonen mellom leder og medarbeider fikk mer plass i mediebildet. 

Godt leder- og medarbeiderskap handler i stor grad om leders evne til å formidle hvor viktig akkurat du og ditt nærvær er for de tjenestene vi leverer til innbyggerne. Arbeidet med People@Work har vist oss dette i praksis. Det å skape forståelsen og inntrykket for at du er viktig for den jobben vi skal gjøre er grunnleggende for å øke nærværet.

Dehli har 26 års erfaring fra Forsvaret og forteller om en kultur i Forsvaret der alle snakker om hvilken avdeling de «hører til», i motsetning til de fleste andre arbeidsgivere der vi snakker om hvem vi «jobber for».  Å redusere sykefraværet hos oss handler om den kulturen vi klarer å skape i organisasjonen, og jeg mener at dette til slutt faller ned på at ansatte føler seg sett og satt pris på avslutter Per Dehli.