Reduserte fravær gir 15 millioner i årlige besparelser for VY buss

VY Buss opplever at en beste praksis-tilnærming til sykefraværsjobbingen gir markante resultater på en rekke områder. Nøkkelen til å lykkes ligger i å tenke på sykefraværsarbeid som noe langsiktig, forteller administrerende direktør Ole Engebret Haugen.

– Vi hadde snakket om beste praksis i mange år, og ønsket å lære av hverandre internt i bedriften. Dessverre ble det som det ofte blir med prat; mange ord og lite action, sier Ole Engebret Haugen. Han er administrerende direktør i VY Buss AS, en bedrift med over 5000 ansatte fordelt på nesten 60 avdelinger rundt omkring i Norge.

– Det var derfor vi høsten 2017 ønsket å få hjelp av People@Work og Anders Sætre. Med han på laget ville vi sette beste praksis-metodikken i system, for det hjelper sjeldent med gode ord om du ikke har et system som sikrer gjennomføring, fortsetter Haugen.

Adm. direktør i VY Buss, Ole Engebret Haugen. Foto: Mads Kristiansen, VY.

Som i mange andre norske virksomheter er høyt sykefravær en av de største og dyreste utfordringene til VY. Derfor var det naturlig å velge reduksjon i sykefraværet som én av to KPI-er med fokus når People@Work kom inn.

Gjennom å kartlegge hvilke aktiviteter avdelingsledere og teamledere med lavt fravær allerede gjorde, ble det laget en liste med konkrete beste praksis lederaktiviteter. Gjennom flere treningssamlinger ble aktivitetene presentert og forankret hos alle avdelings- og teamledere i VY.

Viktig med undersøkelser som det er lett å besvare

People@Work-prosessen tar utgangspunkt i at det er interne rollemodeller som presenterer beste praksis-aktivitetene for sine kolleger. Deretter er det regelmessig evaluering av egen innsats og tilbakemeldinger fra medarbeidere via spørreundersøkelser som sikrer at aktivitetene gjennomføres i en hektisk arbeidshverdag.

I en stor ansattgruppe med geografisk spredning, og et variert nivå på lese- og skriveferdigheter, var det nødvendig for People@Work å finne en tilnærming som gjorde det lett for de ansatte å besvare i hvilken grad de opplevde beste praksis ute i hverdagen. Målingene fra undersøkelsene er en viktig del av prosessen.

– I en virksomhet hvor de færreste sitter foran en maskin hver dag landet vi på SMS som distribusjonskanal. Slik kan medarbeiderne enkelt evaluere lederen sin på mobil, forteller Sætre.

På treningssamlinger kan VY-lederne blant annet evaluere seg selv via nettbrett eller mobil. Foto: Anders Sætre

Haugen forklarer at målingene har vært en viktig faktor til at VY-lederne gjennomfører lederaktivitetene.

– Fremgangsmåten til People@Work er med på å styrke og skjerpe fokuset. Som leder blir du målt, sammenliknet med kolleger og mottar regelmessige tilbakemeldinger, forteller Haugen, og fortsetter:

– For mange av våre ledere var det uvant å bli målt på hvor flink du er til å gjennomføre aktivitetene, og ikke minst at man regelmessig skal evaluere og måle seg selv. Nå bidrar den systematiske tilnærmingen til sykefraværsarbeidet til at flere gjennomfører.

Sykefraværet ned, trivselen opp

To år etter at People@Work implementerte beste praksis-metoden med fravær som KPI er resultatene imponerende. Ved utgangen av 2019 ser reduksjonen i fravær ut til å utgjøre rundt 15 millioner kroner på årsbasis. I en bransje med små marginer er dette veldig mye penger sier Haugen.

– Du kan ikke bare trykke på en knapp for å redusere sykefraværet i en organisasjon. Det krever utholdenhet og tro på det du driver med. Det er derfor godt å se at det harde arbeidet som lederne i VY har lagt ned gir resultater sier Sætre, som tror den positive utviklingen kommer til å fortsette også i årene som kommer.

VY buss sjef Haugen trekker også fram en rekke andre positiver med å ha reduksjon i sykefravær som mål. Dette er resultater som han er minst like stolt av som fraværsmålingene.

– Vi har sett en kraftig økning i antallet ambassadører blant våre medarbeidere. Det første året hadde vi en økning i ambassadørgrad på nesten 12 prosent. Dette anser vi som veldig bra på så kort tid, spesielt i en organisasjon med relativt få ledere per medarbeider, hvor mange ikke ser lederen sin hver dag, forteller Haugen.

– Beste praksis sykefraværsarbeid er ledertrening. Med fokus på lederaktivitetene som gjør at medarbeiderne blir sett og kommer på jobb blir konsekvensen også økt medarbeidertilfredshet. Dette er en interessant dimensjon ved hele prosjektet, sier Sætre.

– Nyttig prosess som knytter organisasjonen tettere sammen

VY er en typisk desentralisert organisasjon, som fører med seg store forskjeller på hvordan de forskjellige lederne håndterer sykefravær. I tillegg er det stort kontrollspenn ved at hver teamleder har ansvaret for veldig mange medarbeidere.

Haugen mener at nettopp organisasjonsstrukturen deres er en av grunnene til at prosessen har vært positiv for virksomheten.

– Det er store variasjoner blant avdeling- og teamlederne våre. Noen har mer enn 20 års erfaring, andre er yngre og har kortere fartstid i lederposisjoner. I tillegg har noen ledere ansvar for 20 medarbeidere, andre så mange som 200. Ved å innføre en prosess som reduserer forskjellen i adferden til alle våre ledere, har variasjonene blitt mye mindre, sier Haugen.

Han legger også til at det å ha treningssamlinger der alle lederne i organisasjonen samles to til tre ganger i året har hatt en veldig positiv effekt på internkommunikasjon og organisasjonskultur.

– Regelmessige samlinger med alle ledere knytter organisasjonen tettere sammen. Prosessen har også vært veldig nyttig ved at vi nå har skapt en kultur der flere senker garden litt, og slik klarer vi å jobbe godt og systematisk med et så komplekst problem som sykefravær, sier Haugen, og avslutter med: 

– Jeg har stor tro på People@Works fokus på langsiktighet om du ønsker å jobbe med noe så vanskelig som fraværsreduksjon. Derfor har vi jobbet hardt med at denne prosessen ikke skal bli sett på og omtalt som et ”prosjekt”, men som en arbeidsmetode som alltid skal være en del av alt vi gjør.